Ya sea porque estés abriendo tu negocio o porque estés renovando tu parque tecnológico, es posible que te encuentres ante la duda de qué opción tomar: compra, alquiler o renting. 

Se trata de una elección que puede impactar significativamente balance presupuestario y las operaciones de una empresa. Por eso, en este artículo vamos a analizar las ventajas y desventajas de cada opción, para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu empresa.

¿Qué es el renting tecnológico y en que se diferencia del alquiler?

Aunque puedan parecer la misma cosa, existen algunas diferencias entre el renting tecnológico y el alquiler temporal de equipos y, probablemente, entre los principales se encuentren los requerimientos exigibles para el acceso a cada una de ellas.

Acceder a un servicio de renting de equipos informáticos tiene, entre otras características, la necesaria valoración previa por parte de las empresas al cargo de la financiación, ya que no deja de tratarse de un producto financiero, una fórmula similar al crédito. Y, por tanto, precisa del cumplimiento de una serie de requisitos mínimos, muy parecidos a los exigibles en el acceso a cualquier producto de crédito. Entre ellos se encuentran:

• Al menos dos años de actividad del negocio. Aunque cada caso es único, lo más habitual es que para poder beneficiarte de las condiciones del renting tecnológico sea necesario contar con un historial mínimo de dos años de actividad en el negocio.
• Períodos de 12 a 60 meses o un máximo de 5 años. Del mismo modo, existe una temporización mínima y máxima en este tipo de fórmulas de adquisición de tecnología, que suele ir desde los 12 meses, como mínimo, hasta un máximo de 60 meses, en el caso de equipos informáticos, como ordenadores o portátiles, entre otros; o de 5 años, como es el caso de nuestros servicios de renting para equipos de impresión.

Si estás empezando con tu negocio o llevas menos de dos años en marcha, es posible que te resulte más interesante sumarte a un servicio de alquiler, ya que éste te permitirá:

• Contar con tus equipos desde el primer día de apertura de tu negocio.
• Contar con períodos de alquiler más flexibles. Habitualmente desde los 12 meses hasta los que sean necesarios, pero en ocasiones concretas y en función de los acuerdos comerciales que logres cerrar, puede establecerse un período más corto.
• Esta facilidad suele ser de gran interés para empresas como productoras de televisión, cine o espectáculos, ya que les permite la oportunidad de alquilar los equipos únicamente por el período en el que los van a necesitar e invertir cantidades más acordes a sus balances presupuestarios.

Del mismo modo, existen diferencias en cuanto al tipo de tecnologías y características de las mismas que son accesibles en cada una de las opciones:

• Mientras en el caso del renting tecnológico, tu empresa recibirá equipos totalmente nuevos; en el caso de elegir un sistema de alquiler privado, los equipos habrán sido ya usados, normalmente. Eso sí, los recibes siempre totalmente revisados y actualizados.
• Cuando eliges un sistema de alquiler, no cuentas con la posibilidad de quedarte con el equipo tras finalizar el período pactado, ya que se trata de equipos en sesión, opción con la que sí cuentas en los servicios de renting. Una vez finalizado el tiempo de alquiler, tendrás que decidir entre renovar tu contrato de alquiler, pasarte a un sistema de renting o bien comprar equipos nuevos desde cero.

¿Por qué alquilar cuando puedas comprar?

Tanto las opciones de alquiler como de renting de tecnología comparten varias ventajas con respecto a la fórmula más tradicional de venta directa.

• La flexibilidad financiera del renting:

  Uno de los principales beneficios del renting o alquiler tecnológico frente a la compra directa es la flexibilidad que ofrece a las empresas en términos de gestión de capital. Esto es especialmente beneficioso para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), que a menudo tienen restricciones de flujo de efectivo y prefieren mantener su liquidez para otras inversiones estratégicas.
  Si bien, la compra a plazos puede estar a tu alcance, si tu negocio cumple con los requisitos para ello, los datos indican que el renting y el alquiler permiten distribuir de forma más eficiente los costes de tu equipamiento tecnológico a lo largo del tiempo, mediante pagos mensuales o trimestrales, ya que se trata de costes que, normalmente, van más allá del desembolso del capital inicial de la compra. Para tener una visión clara del gasto real, es necesario contabilizar también el coste de los servicios (siempre recomendables) de mantenimiento, asistencia técnica y/o extensiones de garantía del fabricante.

• Actualización tecnológica continua:

  La tecnología avanza rápidamente y lo que es innovador hoy, puede quedar obsoleto en pocos años. Con el renting tecnológico, las empresas pueden actualizar su parque informático al final de cada período de contrato. Esto asegura que la empresa siempre cuente con la tecnología más avanzada, mejorando su competitividad y eficiencia operativa.
  En contraste, la compra directa puede llevar a que la empresa quede atrapada con tecnología desactualizada, limitando tu capacidad para mantenerte al día con las últimas tendencias.

• Mantenimiento y soporte técnico incluidos:

  Otra ventaja importante tanto del renting como del alquiler de equipos tecnológicos es que, por norma general, incluyen servicios de mantenimiento y soporte técnico. para solventar cualquier incidencia que ocurra con los equipos y para garantizar su actualización constante y rendimiento máximo.
  Esto significa que cualquier problema que se produzca con tu equipo puede ser resuelto rápidamente sin costos adicionales significativos para la empresa.
  Los servicios de soporte y mantenimiento reducen el tiempo de inactividad y aseguran que tus empleados puedan seguir trabajando sin interrupciones, ya que habitualmente facilitan incluso equipos de sustitución cuando las incidencias no pueden solventarse rápidamente.
  Sin embargo, en el caso de compra directa, el mantenimiento y las reparaciones corren por cuenta de tu empresa, lo que puede suponer gastos inesperados y tiempos de inactividad, a no ser que suscribas estos servicios de forma adicional a la compra.
  En concreto, en Grupo Copicanarias, todos nuestras opciones tanto de alquiler como de renting, llevan asociados servicios de mantenimiento y soporte, que en el caso de compra directa pueden ser, por supuesto, contratados como extras (te dejamos por aquí acceso a nuestros servicios de soporte y mantenimiento para equipos informáticos y para máquinas de impresión por si quieres echar un ojo).

• Extensión de garantía:

  Por norma general, los equipos tecnológicos cuentan con garantía de fábrica de uno, dos o, máximo, tres años. Sin embargo, cuando te decides por servicios de renting de multifuncionales o de cualquier equipo, el proveedor habrá de garantizarte la garantía de los equipos durante toda la duración del contrato, siendo responsable de su sustitución en caso de fallo terminal. De este modo, los servicios de renting y de alquiler, te garantizan la disponibilidad de la tecnología que necesitas sin las sorpresas ni los sustos que te pueden provocar los equipos comprados por tu negocio y bajo su total responsabilidad.

• Beneficios fiscales del renting tecnológico frente a la compra:

  El renting y el alquiler tecnológico ofrecen además interesantes ventajas fiscales, ya que sus pagos son deducibles como gasto operativo año tras año, durante todo el período del servicio, ayudando a reducir la carga impositiva de tu empresa. En cambio, la compra de equipamiento tecnológico generalmente se deprecia a lo largo de varios años, complicando la contabilidad, sin ofrecer el mismo nivel de beneficios fiscales inmediatos.

• Gestión simplificada de tus activos tecnológicos:

  Tanto con los servicios de renting como con los de alquiler, la gestión de los activos tecnológicos de tu negocio se simplifica considerablemente. Al tratarse de servicios periódicos, tu empresa no tendrá que preocuparse cuando llegue el momento por las tediosas gestiones que supone la reventa o los procesos de eliminación de equipos antiguos, que requieren medidas de seguridad, medioambientales y acciones técnicas, a llevar a cabo por equipos especializados, entre otras cosas, para garantizar la eliminación segura de datos.
  Tu proveedor de renting o alquiler será el encargado de la sustitución y disposición adecuada del equipamiento, garantizando el cumplimiento de las normativas de seguridad y medioambientales.

Con todo ello, parece evidente que las opciones de renting y de alquiler de tecnología ofrecen una serie de beneficios significativos en comparación con la compra directa de equipamiento tecnológico de tu oficina.

La flexibilidad financiera, la capacidad de mantenerte al día con la última tecnología, el mantenimiento y soporte técnico incluidos en los servicios, la simplificación en los procesos de gestión de tu parque tecnológico y los beneficios fiscales son ventajas que pueden ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y mejorar su competitividad.

Mientras la compra directa puede ser adecuada para algunas situaciones específicas (para las cuales tenemos en Grupo Copicanarias interesantes soluciones que te ayudarán a equilibrar tanto tu gastos como tus necesidades), lo cierto es que el renting y el alquiler se presentan como opciones estratégicas más eficiente para la mayoría de empresas, en el dinámico entorno empresarial actual.